Проведение ролевой игры как управление проектом

Автор(-ы): Алексей "Коровка" Яцына

20 июня 2008 года.

Игра – это проект. Рассмотрение игры под таким углом позволяет применить ряд отработанных методик, позволяющих эффективно (достижение максимальной цели при минимальных затратах) реализовывать задумки и идеи.

Использование методологии управления проектами возможно и полезно при осуществлении технических, организационных, социальных, экономических и других типов проектов и программ.

Проект – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, с определенными целями, предназначенных для создания нового продукта.

Проект – это предприятие, которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например:

·         Заданием цели, имеет конкретное обоснование и конкретно сформулированные ожидаемые результаты;

·         Имеет конкретные критерии, согласно которым оценивается степень его завершенности;

·         Временными, финансовыми, людскими и другими ограничениями, отграничениями от других намерений;

·         Реализуется «одноразово» и предполагает наличие границ деятельности, сроков начала и конца, четко выделенных ресурсов;

·         Специфической для проекта организацией его осуществления.

·         Требуется привлечение и участие человеческих ресурсов различных по специализации и уровню квалификации;

·         До полной реализации может иметь «нулевые» промежуточные результаты.

Управление проектом – профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, навыков, методов, средств и технологий и ориентированная на получение эффективных результатов в созидательной деятельности путем успешного осуществления проектов как целенаправленных изменений.

Управление проектом – это управление изменениями, которые должны быть произведены в результате его осуществления.

Применять профессиональные методы управления проектами необходимо для успешного достижения целей и результатов проекта с требуемым качеством, в установленные сроки и в рамках бюджета, в первую очередь, для удовлетворения участников проекта.

Применять профессиональные методы управления проектом необходимо если:

·         Масштаб проекта, объем работ, стоимость, сроки превышают обозримые границы;

·         Сложность проекта, измеримая количеством вовлеченных в проект дисциплин и функциональных подразделений превышает 10;

·         Велики размеры и структура организации, в недрах которой зародился и осуществляется проект;

·         Велико количество и взаимосвязи участников проекта и заинтересованных сторон;

·         Велика вероятность изменений в самом проекте и в окружающей среде;

·         Наличие конкурентов;

·         Велики степень жесткости к срокам, бюджету, используемым ресурсам;

·         Велика степень престижности проекта.

Согласитесь, что большинство игр удовлетворяют перечисленным требованиям. Лишь самые маленькие игры-однодневки с числом игроков не более 50-ти.

Управление проектами имеет следующие области наибольшего внимания (чем отличается от других разделов управления):

·         Предметная область проекта – совокупность целей, задач, границ проекта;

·         Время – имеющийся временной ресурс, с учетом квалификации и специализации участников проекта, последовательностью и параллельностью работ;

·         Коммуникации – как между участниками проекта, так и с заинтересованными сторонами;

·         Управление качеством в проекте – соблюдение заданных параметров, при условии непревышения выделенных ресурсов;

·         Управление изменениями в проекте – реализация последовательных мероприятий по достижению желаемых изменений.

Для проекта важно учитывать, что должна быть:

·         Координация деятельности участников – специфика проектов состоит в зависимости выполняемых задач друг от друга, что требует четкого соотнесения деятельности участников проекта по решению этих задач;

·         Высокая ответственность сотрудников, отвечающих за свои участки работ, так как отсутствует линейный руководитель-эксперт в той или иной области специализации;

·         Деятельность проводится в среде, где управляющий не знаком со всеми технологиями и работами, что требует от него высоких административных и организационных навыков.

Атмосфера, сложившаяся вокруг проекта должно способствовать предупреждению или разрешению конфликтов и противоречий между участниками проекта, организациями выделившими  тот или иной ресурс на проект.

Предупреждение незапланированных изменений важный элемент управления проектом. Отклонения могут возникнуть в любой момент, на любой стадии реализации проекта. Поскольку при реализации проекта каждое последующее мероприятия зависит от успешности предыдущих, то даже незначительное отклонение на какой-либо стадии по затраченным ресурсам или полученным результатам может поставить весь проект под угрозу срыва. Поэтому рекомендуется предпринять следующие шаги по предотвращению отклонений:

·         создать резерв времени, для наименее поддающихся контролю видов деятельности;

·         увеличить количество шагов проекта и тем самым точек контроля успешности реализации проекта;

·         определить ответственность исполнителей за конкретные шаги, этапы проекта и возможные мероприятия в случае возникновения отклонений;

·         определить варианты альтернативного распределения ресурсов (в т.ч. человеческих);

·         при возникновении отклонений;

§        определить место и причину отклонений;

§        определить элементы проекта, которые могут быть откорректированы;

§        скорректировать график;

§        немедленно уведомить всех участников проекта (и зависимых лиц) о возможных отклонениях.

Этапы проекта:

·         Определение целей и результатов организации в целом и проекта в отдельности, выработка показателя, характеризующего цель; критерия, определяющего достижение цели и способа оценки, позволяющего измерить полученный результат;

·         Описание работ и условий: перечень работ, условия начала и окончания каждой работы, требуемые ресурсы; выработка показателей оценки завершенности каждой работы;

·         Составление сетевого графика работ проекта: перечень работ с их продолжительностью, последовательностью, зависимостью мероприятий друг от друга, исполнителями;

·         Составление календарного плана: опирается на сетевой график и устанавливает даты начала и окончания работ, представления результатов;

·         Определение ресурсов и бюджета, составление графика поступлений и расходования ресурсов, выделение точек разрыва;

·         Мониторинг протекания проекта, отчеты о степени реализации;

·         Принятие решений по отклонениям, происходит в случае превышения сроков, ресурсов.

·         Контроль реализации цели, расходования ресурсов, определение эффективности (сравнение полученного результата по выделенному показателю с установленным критерием)

Чуть-чуть подробнее о целях и задачах проекта. Цель любого проекта, а там более игры, отражает морально-психологические желания и ожидания тех, кто проект инициирует (например: проведение игры для обучения участников новым взглядам на мир или получение всеми удовольствия). Естественно, саму по себе такую цель практически невозможно оценить, в какой мере она была достигнута. Однако каждой цели может быть сопоставлен некий измеримый показатель. Тогда необходимо выбрать способ (метод) оценки, измерения данного показателя и установить критерий, который будет отражать желаемый уровень достижения цели. Контроль (и оценка результатов проекта) сводится в данном случае к оценке полученного результата выбранным для этого способом и сравнение его с выставленным критерием.

Правила составления сетевого графика. Когда определен перечень и взаимозависимость работ по проекту составляет сетевой график проекта. Фиксируются точки начала и окончания проекта. Потом на графике отмечаются события (мероприятия) и стрелками отражается зависимость мероприятий от предыдущих работ. Построение начинается от точки начала проекта. На стрелках отмечается длительность выполнения работ (для удобства стрелки могут быть выполнены в масштабе времени). Таким образом, становится возможным рассчитать время всего проекта (считается по самым длинным стрелкам). Определяется момент начала и окончания любой работы, резервы времени, образующиеся в результате того, что ряд мероприятий требует меньше времени на исполнение, чем другие необходимые для начала следующего этапа работ. Важно отметить, что каждому событию можно сопоставить исполнителя, тем самым определить загрузку участников проекта и определить резерв человеческого ресурса, который в свою очередь может быть использован в случае отклонений от графика.

Другие инструменты, используемые при управлении проектом:

·         Дерево целей – структурная декомпозиция целей, начиная от целей верхнего уровня (цель проекта) и заканчивая целями конкретных мероприятий, которые можно преобразовать в термины задач, описание и фиксация каждой цели;

·         Мозговой штурм, запись идей, творческая конфронтация – для нечетких, слабоструктурированных целей, неформализованных ожиданий, используются для того, чтобы преобразовать их в формализуемые задачи;

·         Моделирование проекта – определение состава работ, взаимосвязей, иерархии задач;

·         Планирование затрат – основывается на методиках zero-base и ex-post-plus планирования, функционально-стоимостного анализа, перебора альтернатив решения, с учетом заменяющих и дополняющих ресурсов.

Таким образом, применение методик управления способно качественно повысить организационную сторону ролевой игры. Именно эта сторона игры чаще всего упускается мастерами из виду, либо не прорабатывается на должном уровне, что, безусловно, портит впечатления от игры у всех ее участников. Анализ показывает, что применение методик управления проектом снижает длительность проекта до 30%, а затраты до 15%.

Проведение игры по технологии управления проектами позволяет не только обеспечить такие очевидные моменты, как доставку игроков на полигон, но и своевременность разработки и публикации правил, взаимодействие с игроками. Самое главное значительно повышается общая координация работы мастерской группы, снижается количество конфликтов, четко формируется бюджет игры, что особенно важно с условием того, что создание игры не является основной деятельностью большинства работников МГ.

Естественно, в этой короткой статье рассмотрены лишь основные моменты методики управления проектами, приведен перечень ее составных частей. Интересующихся отправляю к специализированной литературе, коей сейчас много на прилавках магазинов и в библиотеках. Особое внимание следует уделить материалам, публикуемым под эгидой PMI (Project Managment Institut), международной организацией объединяющей специалистов по управлению проектами и развивающей методологию этого направления управления. Также напоминаю, что программный продукт MS Project является подспорьем для создания и реализации проектов.